Préparer le Séjour de vos Invités pour votre Mariage à l’Étranger | 5 Étapes Simples

Toutes mes félicitations pour vos fiançailles et pour votre futur mariage à l’étranger. Vous allez emmener votre famille et vos amis dans un endroit paradisiaque pour célébrer votre union loin de chez vous. Vous avez alors la responsabilité de préparer le séjour de vos invités à votre mariage à l’étranger. Tout le monde va être emballé par votre invitation, même s’ils ne pourront pas tous faire le déplacement. Cela représente un gros engagement, mais ce n’est pas si compliqué qu’il y parait. Il vous suffit de leur fournir tous les éléments nécessaires pour qu’ils soient présents le jour J, là où vous avez décidé de vous dire oui. Si vous faites appel à une wedding planner, elle saura vous donner toutes les cartes pour y arriver. Si vous organisez votre mariage par vous-même, vous avez un peu de travail à faire. Il n’est pas nécessaire de se mettre en relation avec un agent de voyage. Si vos invités veulent passer par une agence, ils peuvent, mais en ce qui vous concerne cela risque plus de vous compliquer les choses et devenir un cauchemar. Pour aider vos invités à organiser leur séjour pour votre mariage à l’étranger, suivez ces 5 étapes simples pour être sûr de leur donner tout ce dont ils ont besoin.

Étape 1 : Prévenir votre famille proche de votre envie de destination wedding

Vos parents sont les premières personnes à prévenir de vos projets de destination wedding. En effet, s’ils vous aident à payer votre fête, vous devez leur laisser le droit de donner leur avis. Si vous financez vous-même la totalité de votre mariage, vous pouvez leur présenter comme un projet décidé sans possibilités de vous faire changer d’avis, histoire que personne ne vienne semer le doute. Dans tous les cas, vous devez les informer le plus tôt possible afin qu’il puisse organiser leur voyage et préparer leurs amis qui ne pourront pas vous suivre à l’étranger. Oui, souvent les parents rêvent de pouvoir inviter tous leurs amis dont des personnes que vous n’avez pas vues depuis des lustres, voire jamais rencontrées. Assurez-vous que les personnes qui voyageront pour votre mariage soient celles qui comptent le plus dans votre vie et celles que vous aurez choisies.

Étape 2 : Envoyer un Save-the-Date à votre liste d’invités définitifs le plus tôt possible

Quand je vous dis le plus tôt possible, je ne plaisante pas ! Cela peut même être 2 ans en avance si vous êtes fixé. En fait, envoyez votre faire-part dès que vous avez réservé votre lieu de cérémonie et de réception. N’oubliez pas que vos inviter vont certainement prendre des vacances pour l’occasion de votre mariage à l’étranger. Ils devront eux aussi s’organiser et prévoir financièrement ce voyage. Mettez-vous un maximum à leur place et donnez-leur la date et le lieu longtemps en avance.

Pour ce qui est des détails de voyage comme l’hébergement, vous pouvez créer un petit site internet et les informer régulièrement en mettant les informations à jour. Créez votre liste email d’invités et envoyez-leur une newsletter dès que de nouvelles informations sur les préparatifs de votre mariage de destination sont disponibles sur votre site.

Étape 3 : Préparer le séjour de vos invités à votre mariage à l’étranger grâce à un carnet de voyage

Ne faites pas que publier des informations sur votre site de mariage. Certains n’iront pas forcément le voir. Vos invités apprécieront de recevoir un carnet de voyage avec toutes les informations qui leur seront utiles. Vous pouvez l’appeler « Comment se rendre à mon mariage ».

Listez les aéroports de destination, s’ils doivent louer une voiture, le temps du voyage. Proposez des hôtels à différents tarifs à proximité du lieu de réception, une liste de restaurants et de lieux de sortie, sites touristiques à visiter pendant leur séjour, surtout s’ils ont décidé de rester un peu plus que 2 jours. Il n’est pas rare que les invités profitent de votre mariage à l’étranger pour passer une semaine ou deux en vacances.

Votre carnet de voyage devrait aussi comporter un itinéraire détaillé de votre jour de mariage ainsi que les horaires. Si vous organisez une réception d’accueil 2 jours avant le mariage ou si vous prévoyez un brunch de départ le dimanche, vous devez les en informer pour qu’ils prennent leurs dispositions. S’il y a des informations que vous n’avez pas encore, précisez-le, mais donnez au moins une idée de l’heure et du fait qu’un événement sera organisé. Envoyez ces carnets de voyage 2 semaines après vos faire-part afin que vos invités prennent une décision sage avant de vous renvoyer leur confirmation de présence.

Étape 4 : Envoyer une newsletter aux invités qui auront accepté votre invitation

Un mois avant leur départ pour votre mariage, envoyez votre newsletter. Avec humour ou sérieuse, à vous de voir, mais donnez l’itinéraire final pour leur permettre prévoir de leurs tenues selon les activités que vous avez planifiées. Ils sauront également quel temps libre leur est permis et ils pourront réserver leurs sorties en fonction. Vous pouvez l’envoyer par PDF dans un email. Pensez à bien mettre vos informations de contact à tous les deux ou celui de votre wedding planner. S’ils rencontrent des soucis durant leur voyage, ils pourront facilement vous appeler.

Étape 5 : Rédiger un courrier de bienvenue de fou pour accueillir vos invités

Je vous recommande chaudement de l’insérer dans un petit package de bienvenue, comprenant cartes, menus, bons de réductions, dépliants touristiques, ainsi que tous les goodies (des friandises locales par exemple) qu’il vous plaira d’offrir. Pensez également aux informations de sécurité et d’orientation sur les lieux du mariage. Bien sûr, remettez une version mise à jour du déroulement des festivités avec si besoin les détails qui n’apparaissent nulle part sur les cartes. Glissez aussi votre carte de visite et celle de votre wedding planner si vous avez fait appel à une organisatrice de mariage au cas où ils se perdent. Pensez qu’il vaut mieux trop d’informations !

Finalement, organiser le séjour des invités à votre mariage de destination c’est facile !

Gérer les invités lors de leur arrivée à votre mariage à l’étranger est encore une autre histoire pour une prochaine fois. Mais je vous le dis par avance, c’est presque mission impossible surtout si vous êtes plus d’une centaine à votre mariage. Une fois que tout le monde est arrivé, le planning indiqué dans votre lettre d’arrivée doit se mettre en route pour avoir tous vos invités à l’endroit prévu. Préparez-vous cependant aux appels de ceux qui n’auront pas lu cette lettre ou de ceux qui se perdent dans un verre d’eau. Tout le monde comptera sur vous pour les aider pendant leur séjour si vous n’avez pas désigné une personne dédiée.